Samochód jest jednym z najczęściej wykorzystywanych składników majątku w działalności gospodarczej. Może służyć do dojazdów do klientów, transportu towarów, realizacji usług czy codziennego funkcjonowania firmy. Jednocześnie samochód w działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem obowiązków i zasad podatkowych, które warto ustalić jeszcze przed jego zakupem lub podpisaniem umowy leasingu.
Samochód w firmie – od czego zacząć?
Pierwszym krokiem powinno być ustalenie, w jaki sposób samochód będzie wykorzystywany w działalności.
Możemy mieć do czynienia z samochodem:
wykorzystywanym wyłącznie do celów działalności gospodarczej,
wykorzystywanym zarówno służbowo, jak i prywatnie,
będącym własnością przedsiębiorcy,
leasingowanym,
wynajmowanym,
Nie jest to wyłącznie kwestia organizacyjna. Sposób korzystania z pojazdu może bezpośrednio wpływać na możliwość zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych oraz na wysokość odliczenia VAT.
Samochód wykorzystywany prywatnie i firmowo
Jeżeli przedsiębiorca korzysta z samochodu również prywatnie, obowiązuje go rozliczanie 50% kosztów, gdzie dla pojazdu wykorzystywanego wyłącznie na potrzeby firmy jest to 100%. Przedsiębiorca może również wprowadzić prywatny samochód do firmy i odliczać 20% kosztów.
Ma to znaczenie między innymi przy rozliczaniu:
paliwa,
napraw i serwisu,
części samochodowych,
ubezpieczenia,
opłat leasingowych,
najmu,
wydatków związanych z eksploatacją pojazdu.
Dlatego już na początku warto określić faktyczny sposób użytkowania samochodu, a nie dopiero po kilku miesiącach zastanawiać się, jak powinny zostać rozliczone poniesione wydatki.
VAT a samochód osobowy
Samochód w firmie to również kwestia podatku VAT.
W przypadku samochodów osobowych obowiązują szczególne zasady dotyczące odliczania VAT od wydatków związanych z pojazdem.
W typowej sytuacji, gdy samochód jest wykorzystywany zarówno do działalności gospodarczej, jak i prywatnie, przedsiębiorca ma możliwość odliczenia 50% VAT od wydatków związanych z samochodem.
Pełne odliczenie VAT może być możliwe w przypadku pojazdu wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej, ale wymaga spełnienia określonych warunków – prowadzenie kilometrówki, VAT 26 i VAT 1.
Parametry techniczne samochodu
Przy analizie samochodu firmowego warto zwrócić uwagę również na jego parametry techniczne.
Znaczenie może mieć m.in.:
rodzaj napędu,
rodzaj paliwa,
emisja CO2,
wartość samochodu.
Parametry te mogą mieć wpływ na zastosowanie odpowiednich zasad i limitów podatkowych. Dlatego przy zakupie samochodu warto zachować dokumentację potwierdzającą podstawowe dane pojazdu.
W przypadku samochodów elektrycznych i innych pojazdów niskoemisyjnych zasady mogą różnić się od tych dotyczących tradycyjnych samochodów spalinowych.
| Emisja CO2 | Limit amortyzacji i kosztów leasingu w 2026 r. |
| ≥ 50 g/km | 100 000 zł |
| < 50 g/km | 150 000 zł |
| zeroemisyjne | 225 000 zł |
Podsumowanie
Samochód w firmie to temat, w którym szczegóły mają duże znaczenie. Aby prawidłowo ustalić sposób jego rozliczenia, należy wziąć pod uwagę m.in. tytuł prawny do pojazdu, sposób użytkowania, wartość samochodu, rodzaj napędu, emisję CO2 oraz status VAT przedsiębiorcy.
Jeżeli planujesz zakup samochodu, leasing lub najem, warto przeanalizować te kwestie przed zawarciem umowy, a nie dopiero na etapie księgowania pierwszej faktury.
